Conditions Générales de Participation

Conditions générales de participation aux sessions, événements d’Église et pèlerinages organisés par le diocèse de Chartres

En vigueur au 1er septembre 2021.

Nous vous invitons à prendre connaissance des présentes conditions générales de participation en les lisant attentivement. Dans le cas d’une participation à une session entrant dans le cadre des dispositions soumises au code du tourisme, celles-ci seront complétées par une notice d’information reprenant les dispositions légales visées à la loi 2009.888 du 22 juillet 2009 de développement et de modernisation des services touristiques et Droits essentiels de l’Ordonnance n° 2017-1717 du 20 décembre 2017 portant transposition de la directive (UE) 2015/2302 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2015 relative aux voyages à forfait et aux prestations de voyages liés. Plus de détails sur :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idArticle=LEGIARTI000036242695&idSectionTA=LEGISCTA000006158352&cidTexte=LEGITEXT000006074073&dateTexte=20190204

 

Article préliminaire

Identification de la structure

Association Diocésaine de Chartres – Direction diocésaines des pèlerinages

Raison sociale : association de loi 1905

Siège social : 22 avenue d’Aligre – 28000 CHARTRES

Téléphone : 02 37 88 00 01

Courriel : pelerinages@diocesechartres.fr  

SIRET : 32027064800266 – APE : 9491Z

 

Définitions

« AD de Chartres»                               désigne le diocèse de Chartres

« Services »                                          désigne l’ensemble des activités et modalités pratiques proposés par l’AD de Chartres

« Participant »                                     désigne la personne s’étant inscrite auprès de l’AD de Chartres pour la session, l’évènement d’Eglise ou le pèlerinage

« Prestataire »                                     désigne les tiers susceptibles d’intervenir dans l’organisation des sessions, évènements d’Eglise ou pèlerinage

« Plateforme »                                     désigne la plateforme d’inscription VENIO servant pour tous les évènements organisés par l’AD de Chartres

 

Assurance

L’AD de Chartres a souscrit une assurance garantissant sa responsabilité civile générale auprès de la Mutuelle Saint Christophe Assurances, 277 rue Saint Jacques – 75256 PARIS cedex 05. Cette police d’assurance porte le n° 0000006107108904.

 

 Article 1 – Application et opposabilité

Toutes les inscriptions effectuées via la plateforme d’inscription de l’AD de Chartres sont soumises aux présentes Conditions Générales de Participation (dites « CGP Pèlerinage »). Celles-ci sont

valables à compter du 1er septembre 2021.

Les CGP s’appliquent à toute utilisation de la plateforme, notamment lors de l’ouverture des inscriptions sur internet aux événements proposés sur son site par l’AD de Chartres. Il est donc impératif que le participant lise attentivement les CGP qui sont référencées par lien hypertexte sur chaque formulaire d’inscription. Il lui est notamment conseillé de les télécharger et/ou de les imprimer afin d’en conserver une copie au jour de sa commande (jointes au courriel de confirmation d’inscription) ; celles-ci sont susceptibles d’être modifiées à tout moment, sans préavis, étant entendu, que de telles modifications seront inapplicables aux inscriptions à la session, à l’évènement d’Eglise ou au pèlerinage effectué antérieurement.

Les CGP peuvent être complétées par une notice d’information accessibles soit sur le site internet du service organisateur de l’AD de Chartres, soit par demande écrite à (mail renseigné dans l’identification de la structure)

Le participant déclare avoir pris connaissance des présentes CGP et les avoir acceptées en cochant la case prévue à cet effet avant la mise en œuvre de la procédure d’inscription à la session, à l’évènement d’Eglise ou au pèlerinage sur le bulletin d’inscription de l’AD de Chartres qui lui a été remis.

Sauf preuve contraire, les données enregistrées dans le système informatique de l’AD de Chartres (dont une copie est envoyée au participant sous forme de « Confirmation d’inscription ») constituent la preuve de l’ensemble des transactions conclues avec le participant.

 

Article 2 – Inscriptions

Les inscriptions aux session, évènement d’Eglise ou pèlerinage se font soit via la plateforme d’inscription de l’AD de Chartres, soit en version papier. Aucun autre moyen d’inscription ne sera possible (ni par courriel, ni par téléphone).

Les formulaires d’inscriptions sont accessibles sur la plateforme d’inscription de l’AD de Chartres, ou bien en version papier, soit par communication publique, soit sur invitation privée.

 

Informations transmises

Il est de la responsabilité du participant de vérifier l’exhaustivité et la conformité des renseignements qu’il fournit lors de sa commande. L’AD de Chartres ne pourrait être tenue pour responsable d’éventuelles erreurs de saisie induites par la remise de renseignements erronés et des frais et conséquences qui en découleraient. Dans ce contexte, ces frais seraient à la charge du participant.

Communication avec le participant après l’inscription

Toutes les communications découlant d’une inscription se feront uniquement par courriels envoyés à l’adresse indiquée au moment de son inscription par le participant.

Dans le cas où le participant ne recevrait aucune information dans les 3 (trois) jours suivants son inscription (a minima sous forme d’une « Confirmation d’inscription »), il est de sa responsabilité d’en informer l’AD de Chartres par courriel (pelerinages@diocesechartres.fr) afin d’obtenir les informations nécessaires à sa bonne participation et débloquer la situation.

 

 Validation de l’inscription

L’inscription est considérée comme définitive dès lors que seront réunis les trois éléments suivants :

  • La réception du formulaire d’inscription à la session, l’évènement d’Eglise ou le pèlerinage dûment complété ;
  • L’acceptation des présentes CGP (et éventuelle notice d’information complémentaire) ;
  • Ainsi que la réception du paiement (selon les modalités de règlement de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage proposé sur la plateforme).

 

Prestataires

L’AD de Chartres peut faire appel à des prestataires pour la fabrication des services fournis pour la session, l’évènement d’Eglise ou le pèlerinage. Ceux-ci conservent en tout état de cause leur responsabilité propre, l’AD de Chartres ne pouvant être confondu avec ces mêmes prestataires.

 

Formalités administratives, sanitaires et de police

Il est à la charge du participant de se plier aux formalités de police, douanes et santé à tout moment de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage.

Dans le cas de session ou de pèlerinage à l’étranger, chaque participant doit également prendre à sa charge l’obtention de tous les documents (pièce d’identité, passeport, autorisations, visas, vaccins, et cætera…) exigés par les autorités des pays concernés.

  

Article 3 – Participation financière et modalité de paiement

Participation financière

La participation financière à l’ensemble de nos services fournis lors de session, d’évènement d’Eglise ou de pèlerinage est calculée et exprimée en €uro (toutes taxes comprises) et est à régler dans cette devise.

Les modes de paiement

Pour régler le coût de l’inscription à une session, un évènement d’Eglise ou un pèlerinage, le participant dispose de l’ensemble des modes de paiement suivant :

  • par carte bancaire en ligne, directement sur la plateforme d’inscription VENIO si elle est utilisée pour l’événement;
  • par chèque (libellés à l’ordre de Direction des pèlerinages), et à envoyer sous 8 (huit) jours suivant l’inscription) ;
  • Par chèques-vacances ANCV ;
  • En espèces, à déposer directement à la Direction des pèlerinages, 22 avenue d’Aligre – 28000 CHARTRES.

Paiement par chèque

Une inscription payée par chèque sera traitée à réception du règlement, celui-ci étant encaissé. La confirmation de la réservation débute à la réception du chèque, sous réserve d’encaissement de celui-ci.

Il n’est pas possible de régler une inscription par chèque émis par une banque hors de France.

  

Article 4 – Annulation

 Annulation du fait du participant

Toute annulation doit être signifiée à la Direction des pèlerinages de l’AD de Chartres :

  • soit par courriel envoyé à pelerinages@diocesechartres.fr
  • soit par courrier postal avec accusé de réception envoyé à :

AD de Chartres – Service des pèlerinages – 22 avenue d’Aligre – 28000 CHARTRES ;

Les conditions d’annulation sont :

  • Pour une session, un événement d’église ou un pèlerinage, sans hébergement :
    • jusqu’à 15 jours maximum avant le premier jour de l’événement, avec une retenue des frais de dossier, sur la montant versé pour la participation correspondant aux frais de dossiers ;
    • en deçà des 15 jours, retenue de l’ensemble de la participation versée (sauf cas de force majeur).
  • Pour une session, un événement d’église ou un pèlerinage de plus de 24h et incluant un hébergement :
    • voir les modalités de la notice d’information de la de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage.

Si le participant n’annule pas sa participation ou ne se présente pas à celle-ci, il ne sera procédé à aucun remboursement. De même s’il ne peut présenter les documents obligatoires ou de santé exigés pour sa participation (passeport, visas, carte d’identité, certificat de vaccinations…).

Cas de force majeure

Le participant peut annuler son inscription par suite d’un cas de force majeure tel que :

  • Le décès, un accident ou une maladie subite mettant en danger la vie d’un proche parent ;
  • Une catastrophe naturelle impactant directement le participant
  • Un sinistre survenant au domicile du participant nécessitant impérativement sa présence sur les lieux (incendie, fuite d’eau ou cambriolage) ;
  • Obligations d’origine gouvernementale imposées par les autorités après l’inscription (ex : fonction de juré, comparutions devant les tribunaux, affectations militaires ou gouvernementales).

 La déclaration écrite faite par le participant doit obligatoirement être accompagnée de l’attestation médicale ou de toute autre pièce justifiant l’annulation, que ce soit pour maladie, accident ou cas de force majeure, dans les 10 (dix) jours suivant sa déclaration d’annulation.

Sont définis comme :

« Catastrophes naturelles » :            phénomène tel que tremblement de terre, une éruption volcanique, un raz de marée, une inondation ou un cataclysme naturel ayant eu pour cause l’intensité anormale d’un agent naturel et reconnu comme tel par les pouvoirs publics.

« Maladie » :                                        altération soudaine et imprévisible de la santé du bénéficiaire constatée par une autorité médicale compétente.

« Membres de la famille » :               père, mère, grands-parents, arrières grands-parents, beaux-parents, conjoint, enfants, petits-enfants, arrières petits-enfants, frère ou sœur, beau-frère, belle-sœur, neveu ou nièce, cousins germains.

« Proche » :                                          toutes personnes physiques désignées par le bénéficiaire ou un de ses ayants droit et domiciliées dans le même pays que le bénéficiaire.

 

Informations complémentaires

Toute session ou tout pèlerinage interrompu ou abrégé ou toute activité non consommée du fait du participant pour quelque raison que ce soit ne donnera lieu à aucune indemnisation ou remboursement.

 L’AD de Chartres ne peut être tenue pour responsable d’un retard de préacheminement aérien, ferroviaire ou terrestre organisé par le participant indépendamment du groupe, qui entraînerait sa non-présentation au départ, pour quelque raison que ce soit, même si ce retard résulte d’un cas de force majeure, d’un cas fortuit ou du fait d’un tiers.

 Annulation du fait de l’AD de Chartres

En cas d’annulation du fait de l’AD de Chartres en raison d’un nombre insuffisant de participants, de raisons externes ou d’un événement majeur à caractère exceptionnel, la participant sera prévenu dans les meilleurs délais possibles et l’AD de Chartres lui proposera le remboursement intégral des sommes versées.

Dans le cas où la session, l’évènement d’Eglise ou le pèlerinage en cours serait interrompu pour des événements politiques, climatiques, ou indépendants de l’AD de Chartres, la responsabilité de celle-ci ne pourrait être engagée et le participant ne pourrait prétendre à aucun remboursement.

 

Article 5 – Responsabilité

L’AD de Chartres garantit le bon déroulement de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage, en France ou à l’étranger et apporte une aide aux participants en difficulté, sans toutefois être tenu pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution des services prévus au contrat imputables aux participants, à des cas fortuits, à des causes de force majeure ou du fait d’un tiers.

L’AD de Chartres ne saurait se substituer à la responsabilité individuelle du participant.

Il est précisé que toutes les activités délivrées par un prestataire extérieur relèvent de la responsabilité exclusive du prestataire extérieur qui est en charge de l’organisation.

Tout dommage causé par un participant dans les locaux mis à disposition, lieux d’hébergement ou sites visités, ou encore envers un tiers est de la responsabilité personnelle (civile ou pénale) du participant.

 

Article 6 –  Assurance responsabilité civile professionnelle

L’AD de Chartres a souscrit un contrat d’assurance de responsabilité civile professionnelle auprès de la Mutuelle Saint Christophe – 277 rue Saint Jacques – 75256 PARIS CEDEX 05. Cette police d’assurance porte le numéro 0000010941577704.

 

Article 7 – Immatriculation au Registre des opérateurs de voyages et de séjours

L’AD de Chartres est immatriculée au Registre des opérateurs de voyages et de séjours Atout France sous le numéro IM028110004.

 

Article 8 – Garantie Financière

Si l’organisateur devient insolvable après le début du séjour, le rapatriement des participants est garanti, l’AD de Chartres a souscrit pour cela, une protection contre l’insolvabilité auprès de ATRADIUS, 159 rue Anatole France – CS50118 – 92596 LEVALLOIS-PERRET CEDEX. Les participants peuvent prendre contact avec cette entité si des services leur sont refusés en raison de l’insolvabilité de l’AD de Chartres. Cette police porte le numéro 378232.

 

Article 9 – Données personnelles

Les participants sont informés que dans le cadre de l’inscription à une session, un évènement d’Eglise ou un pèlerinage, la Direction des pèlerinages de l’AD de Chartres, responsable de traitement, sera amené à traiter leurs données à caractère personnel, pour la gestion des réservations, la gestion de la relation avec les participants et de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage et activités lors du déroulement de la session, de l’évènement d’Eglise, ou du pèlerinage.

Excepté la mise en œuvre d’opérations ponctuelles exceptionnelles (enquêtes) où le consentement préalable exprès des participants serait sollicité, l’ensemble des traitements de données listés ci-dessus sont nécessaires à l’exécution de la demande ou du contrat passé entre le participant et les entités responsables de traitements, demande ou contrat qui fonde lesdits traitements.

Les données collectées ou traitées sont conservées pendant une durée définie, au cas par cas, selon un ou plusieurs des critères suivants : la durée de la réalisation de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage auxquels le participant sera inscrit, la durée de la relation contractuelle, les prescriptions légales ou encore après épuisement des voies de recours en cas de litiges.

Elles pourront être mises à disposition, en tant que de besoin et au regard des finalités précitées, du service des pèlerinages de l’AD de Chartres.

Elles pourront être communiquées, le cas échéant, à des sous-traitants, partenaires, prestataires et aux autorités administratives et judiciaires pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

Certaines données pourront, en tant que de besoin, être transférées, notamment pour de l’assistance et de l’hébergement de données, vers un pays situé hors de l’Union européenne. Ces transferts seront toujours encadrés afin de garantir la protection et la sécurité des données traitées.

Conformément à la règlementation en vigueur, les participants ainsi que leurs accompagnants disposent sur leurs données, telles que collectées par l’AD de Chartres, des droits d’accès, de rectification et le cas échéant d’effacement des données qui les concernent ainsi que du droit de demander la limitation du traitement ou encore de retirer un consentement exprès précédemment consenti. Ils bénéficient également, dans la limite de la règlementation, d’un droit de donner des directives sur le sort de leurs données après leur décès et d’un droit à la portabilité des données qu’ils ont fournies. Ils disposent également d’un droit d’opposition, pour des motifs légitimes, à ce que leurs données fassent l’objet d’un traitement et, sans motif, à tout moment et sans frais, à ce que leurs données soient utilisées à des fins de prospection commerciale, y compris à du profilage en vue de faire de la prospection commerciale.

Il est rappelé que les droits d’opposition, de limitation ou d’effacement peuvent être limités lorsque les données personnelles collectées sont strictement indispensables à l’exécution du contrat auquel ils sont parties, ou encore lorsque le responsable de traitement est tenu de collecter ou conserver leurs données dans le cadre d’une obligation légale ou s’il justifie d’un intérêt légitime.

Ces droits s’exercent par courrier postal accompagné d’une copie de pièce d’identité

Au service la direction des pèlerinages du diocèse de Chartres ou par courriel au pelerinages@diocesechartres.fr.

Les participants sont informés qu’ils peuvent Introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière des données à caractère personnel.

 

  • Article 10 – Droit applicable et litiges

Les présentes CGP et les opérations qui en découlent sont régies et soumises au droit français.

Les présentes CGP sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues étrangères, seul le texte en français ferait foi en cas de litige.

Toute réclamation relative à une inscription ou un service fourni par un prestataire doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’AD de Chartres, dans les 10 (dix) jours suivant la date de réalisation de la session, de l’évènement d’Eglise ou du pèlerinage, à l’adresse suivante :

AD de Chartres – Direction des pèlerinages – 22 avenue d’Aligre – 28000 CHARTRES.

Après avoir saisi l’AD de Chartres, et à défaut de réponse satisfaisante ou en l’absence de réponse dans un délai de 60 (soixante) jours, le participant peut saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur son site internet : www.mtv.travel

 Télécharger le document en PDF : cliquez ici !

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